Wat tegenwoordig helemaal in is, is het huren van een vergaderlocatie. Het klinkt misschien allemaal heel luxe en ongewoon, maar het komt steeds vaker voor. Het is het tegenovergestelde van ongewoon geworden. Bedrijven maken er flink gebruik van en er zijn veel positieve verhalen over. Maar waar let je op als je een vergaderlocatie gaat huren? Hier wat tips.
Waarom?
Allereerst is het goed om te kijken naar de reden waarom je een vergaderlocatie wil gaan huren. Dit omdat de ruimtes van vergaderlocaties allemaal anders zijn. Een voorbeeld: je wilt gaan brainstormen met je team. Dan moet er genoeg ruimte zijn voor een grote tafel en stoelen eromheen. Iedereen moet tijdens een brainstormsessie een zit plek hebben en genoeg ruimte op de tafel om te kunnen noteren. Zo kunnen er ook presentaties gegeven worden. Dan is een beamer en een goede plek voor je laptop onmisbaar. Ook moet het publiek een zit plek hebben en moet er genoeg ruimte zijn om aandachtig te kunnen luisteren naar de presentatie. Dit zijn allerlei dingen waar je rekening mee moet houden voordat je een ruimte huurt. De gehele opstelling veranderd naar de ruimte die je huurt en hier kan je beter gelijk maar rekening mee houden.
Wat heb je nodig?
We komen weer terug op de voorbereiding. Als je een brainstormsessie gepland hebt, heb je natuurlijk veel papier nodig met pennen en stiften zodat er goed genoteerd kan worden. Aangezien het een gezamenlijke brainstormsessie is, wil je op het einde ook de resultaten kunnen noteren. En groot schrijfbord is dus ook een must. Dit soort dingen moeten allemaal van tevoren geregeld en uitgedacht worden.
De locatie
En dan het belangrijkste: de locatie. De locatie moet voor iedereen haalbaar en centraal zijn. Je team komt vaak niet allemaal uit hetzelfde dorp, waardoor een centrale plek erg belangrijk is. Het openbaar vervoer is niet voor iedereen een gemakkelijke keuze, maar de auto ook niet. Je kunt je nogal vergissen hoeveel mensen kwijt zijn wanneer ze geen vervoer hebben naar de gewenste plek. Een vergaderlocatie Apeldoorn is dan uiteraard geen goede keuze als je team verspreid uit Amsterdam komt. Elke stad verzorgt voor ruimtes om te vergaderen, dus doe onderzoek hiernaar en laat je team stemmen welke stad het beste uitkomt. Zo kun je een compromis sluiten en heb je geen boze werknemers die het er niet mee eens zijn. Ook kan je ervoor kiezen om met elke vergadering af te wisselen zodat je iedereen tevreden kan houden wat betreft de locatie.